Ventajas de Digitalizacion de Documentos

La digitalizacion de documentos es el proceso de convertir sus archivos en papel de cualquier tipo, forma , tamaño y calidad a formato digital: PDF ( Adobe Acrobat ), GIF, JPEG, BMP, TIFF.

Ventajas de Digitalizar sus documentos:

* Ahorro en espacios de almacenamiento Fisico:Todo se almacena en su pc.

* Organizacion de Documentos:Se organizan en carpetas; como cualquier archivo en su pc.

* Eficiente Consulta y Busqueda de Documentos.

* Facilidad en Transportacion de Documentos:Puede enviarlos por email o consultarlos desde un servidor.

* Conservacion de Documentos:Los documentos se conservan por mayor tiempo, con mas seguridad y su calidad nunca se deteriora.

* Obtenga un presupuesto de Digitalizacion sin compromiso.

* Ventajas de la digitalización de documentos

* Elimina el extravío de documentos

*  Permite un rápido y fácil acceso a la información.

* Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos.

* Controla el acceso a la información por niveles de seguridad. Firmas digitales.

* Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos

* Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).

* Resguarda la documentación. Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o almacenado en una maquina.

* Protege la información teniendo varios respaldos de la información.

* Agiliza y eficientaza el servicio a clientes

* Ordena de manera lógica los expedientes.

* Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet

* Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos

* Reduce costos de operación.

* Incrementa la productividad.

* Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento.

* Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.

* Bajo costo de almacenamiento

* Elimina costos de impresión, fotocopiado de documentos

Adiós al papel

El incendio de la biblioteca de Alejandría en la antigüedad puso fin en pocas horas a cientos de años de sabiduría acumulada en más de 700.000 volúmenes escritos sobre papel. Un desastre de estas características parece imposible a día de hoy, en plena era digital, donde los formatos electrónicos no ocupan espacio y resultan mucho más difíciles de destruir que un objeto físico.

Estas ventajas, entre muchas otras, están seduciendo poco a poco a las empresas, que apuestan cada vez más por la digitalización de todos sus archivos, incluso los legales, gracias a la paulatina introducción de la firma digital como mecanismo de autenticación de documentos, y a la implementación de nuevas medidas como la LAECSP o la LISI. Si esta tendencia se impone, dentro de poco los registros documentales no necesitarán esas voluminosas copias en papel que hasta ahora llenaban el área administrativa de cualquier compañía.

No obstante, la digitalización de archivos es una práctica que encierra muchos enigmas que todavía están por resolver. 'Si bien un papel es un documento que podemos leer al cabo de muchísimos años, no estamos tan seguros de que lo mismo ocurra con un documento electrónico', asegura Francesc Oliveras, director general de la Agencia Catalana de Certificación. Parece una contradicción, pero si un papel se conserva en buenas condiciones lo podremos consultar durante muchos años, mientras que un archivo electrónico, que no se deteriora, puede resultar inútil en el futuro si su formato queda obsoleto. ¿Quién puede ver hoy una cinta en formato Betacam? Lo mismo podría ocurrir con los documentos que se archiven digitalmente ahora si no se toman ciertas precauciones.

Precisamente la perdurabilidad de los archivos electrónicos fue una de las preocupaciones que centraron la última edición de las Jornadas de Firma Electrónica que organiza anualmente la Agencia Catalana de Certificación. Según Oliveras, 'la perdurabilidad de los archivos electrónicos es un problema que nos afecta a medio y largo plazo, pero hay que trabajar desde hoy para asegurarse de que los documentos digitales perdurarán servirán en el futuro y que reunirán todos los requisitos de seguridad'.

La mejor recomendación para los empresarios, pues, estriba en ser observadores y en adelantarse al cambio. 'Convertir todo un archivo de documentación electrónica de un formato a otro es un proceso automático que no requiere demasiado tiempo ni dinero', explica Fabregat. Además, según su experiencia, 'las empresas ganan mucho espacio y se ahorran todavía más dinero si envían sus antiguos archivos en papel a almacenes fuera de la ciudad'.

Las Ventajas de la Digitalizacion de Documentos

La digitalizacion de documentos es el mecanismo mas sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volumenes de documentos, en forma de imagenes digitales. El costo de una fotocopia es similar al de una imagen digitalizada, sin embargo la fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicacion, en tanto que la imagen digitalizada puede hacerlo a cualquier sistema automatizado.

Entre sus grandes ventajas estan:
- Ahorro en el uso de papel
- Ahorro en fotocopiadoras
- Ahorro del costo dedicado a archivar y buscar informacion
- Acceso a la informacion de manera simultanea desde diferentes lugares
- Acceso seguro y rapido
- Aprovechamiento de los espacios usados para archivos
- Mayor productividad del personal

Solo con estas ventajas que te he mencionado, no crees que vale la pena el cambio? Ademas la digitalizacion puede hacerse a color como tambien en blanco y negro. Se hace bajo indice numerico o alfabetico para una busqueda mucho mas facil. Se puede almacenar directamente en tu computadora o en CD's o DVD's

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