Adiós al papel
2010-07-06 11:01:01
El incendio de la biblioteca de Alejandría en la antigüedad puso fin en pocas horas a cientos de años de sabiduría acumulada en más de 700.000 volúmenes escritos sobre papel. Un desastre de estas características parece imposible a día de hoy, en plena era digital, donde los formatos electrónicos no ocupan espacio y resultan mucho más difíciles de destruir que un objeto físico.
Estas ventajas, entre muchas otras, están seduciendo poco a poco a las empresas, que apuestan cada vez más por la digitalización de todos sus archivos, incluso los legales, gracias a la paulatina introducción de la firma digital como mecanismo de autenticación de documentos, y a la implementación de nuevas medidas como la LAECSP o la LISI. Si esta tendencia se impone, dentro de poco los registros documentales no necesitarán esas voluminosas copias en papel que hasta ahora llenaban el área administrativa de cualquier compañía.
No obstante, la digitalización de archivos es una práctica que encierra muchos enigmas que todavía están por resolver. 'Si bien un papel es un documento que podemos leer al cabo de muchísimos años, no estamos tan seguros de que lo mismo ocurra con un documento electrónico', asegura Francesc Oliveras, director general de la Agencia Catalana de Certificación. Parece una contradicción, pero si un papel se conserva en buenas condiciones lo podremos consultar durante muchos años, mientras que un archivo electrónico, que no se deteriora, puede resultar inútil en el futuro si su formato queda obsoleto. ¿Quién puede ver hoy una cinta en formato Betacam? Lo mismo podría ocurrir con los documentos que se archiven digitalmente ahora si no se toman ciertas precauciones.
Precisamente la perdurabilidad de los archivos electrónicos fue una de las preocupaciones que centraron la última edición de las Jornadas de Firma Electrónica que organiza anualmente la Agencia Catalana de Certificación. Según Oliveras, 'la perdurabilidad de los archivos electrónicos es un problema que nos afecta a medio y largo plazo, pero hay que trabajar desde hoy para asegurarse de que los documentos digitales perdurarán servirán en el futuro y que reunirán todos los requisitos de seguridad'.
La mejor recomendación para los empresarios, pues, estriba en ser observadores y en adelantarse al cambio. 'Convertir todo un archivo de documentación electrónica de un formato a otro es un proceso automático que no requiere demasiado tiempo ni dinero', explica Fabregat. Además, según su experiencia, 'las empresas ganan mucho espacio y se ahorran todavía más dinero si envían sus antiguos archivos en papel a almacenes fuera de la ciudad'.
