La importancia de la digitalización

Todas las empresas, independientemente de su tamaño, producen y reciben diariamente gran cantidad de documentos de muy diversa tipología (facturas, fotocopias, nóminas, informes, solicitudes, etc.).

Toda esa documentación es, en menor o mayor medida, valiosa para la empresa, tanto por la importancia del documento en sí mismo, como por la relevancia de la información que atesora (datos de un proveedor, montante de una factura, información de un cliente, detalle de un servicio, fotografía de un empleado,...). Además, cada documento requiere un tratamiento específico en función de requerimientos legales, fiscales u otros impuestos por la propia empresa, precisando habitualmente su almacenamiento y custodia durante largo tiempo, lo que causa en muchas ocasiones un triple inconveniente. En primer lugar se requiere destinar una cantidad considerable de espacio físico (muy valioso en nuestros días) para su almacenamiento. Además, la complejidad y el coste de mantener una adecuada organización de dicho material, dificulta su búsqueda y localización en el momento en que se precisa. En tercer lugar, se obstaculiza la protección de información sensible, la cual puede quedar disponible a cualquier persona con acceso a la localización física donde se ubican los documentos.

La solución a estos serios inconvenientes estriba en la digitalización, un proceso con un bajo impacto de introducción en la mecánica diaria de la empresa, que reduce el coste de la gestión de documentos, acelera la búsqueda, consulta y procesamiento de documentos y su información relevante, e incorpora elementos de protección de dicha información y normas de seguridad en el tratamiento de la documentación.

El proceso de digitalización puede resultar a primera vista complejo para una organización con unos métodos adquiridos de trabajo y sin tiempo para realizar las tareas que ello conlleva, sobre todo cuando se planea hacerlo de manera integral sobre el archivo completo de la compañía. Algunas empresas optan por delegar esta tarea a terceros, normalmente compañías especializadas que ofrecen un servicio de digitalización. Sin embargo hay que tener en cuenta que el papel, así como la documentación en formato digital (procedente de internet, o por correo electrónico) entra diariamente a la empresa, de modo que mantener un servicio integral de digitalización, resulta a la postre muy costoso, estando únicamente accesible a compañías con un elevado nivel de facturación, lejos de la situación real de la inmensa mayoría de las Pymes.

Desde Docudigital hacemos el proceso de tratamiento de documentos de su compañía, redundará en una mejora de la eficiencia de su empresa y una mayor productividad de su negocio, con un periodo muy breve de recuperación de la inversión.

La digitalización de documentos con carácter administrativo

La traslación de un documento de un soporte tradicional a una imagen digital es lo que conocemos como digitalización; esta práctica parece indisolublemente ligada al ámbito de la cultura.

Con cierta frecuencia, se puede ver en medios de comunicación no especializados alguna noticia relacionada con la digitalización de un fondo histórico o el legado de algún conocido autor o intelectual, lo que multiplica sus posibilidades de difusión y acceso. Sin embargo, también se ha aplicado con muchos beneficios en documentación de carácter administrativo, siendo ésta una faceta más desconocida pero no de menor importancia.

En las últimas décadas, asistimos a la transición del mundo del papel a un nuevo universo digital con enormes posibilidades, sin saber realmente si éste acabará por sustituir completamente a aquél. Las distintas políticas sobre documentación digital, en ocasiones, han entorpecido este proceso por ideas en exceso conservadoras y, por el contrario, en algunos casos la temeraria apuesta por las nuevas tecnologías ha producido alguna que otra pérdida definitiva de documentos con información valiosa y útil.

Nos encontramos, por tanto, en una situación de coexistencia; por ejemplo, las entidades financieras, que siguen usando como método de autentificación documental la firma autógrafa o el sello de tinta, digitalizan a diario toda la documentación en papel que genera su actividad. Por desgracia, esta práctica no está completamente extendida por igual en todas las ramas de la administración o en las empresas. Integrar el proceso de digitalización al principio del ciclo de vida de un documento proporciona importantes ventajas a usuarios e instituciones, como por ejemplo el ahorro de espacio, agilidad en la gestión, reproducción, la inmediatez en la recuperación, el acceso remoto e incluso la garantía de preservación cuando un documento pierda su utilidad administrativa en favor de valor histórico.

Es fundamental, por tanto, para cualquier empresa o institución, incorporar un proceso de digitalización a sus tradicionales usos archivísticos; que se adapte a sus particularidades, a la naturaleza de la documentación con que trabajan y a las necesidades de los trámites y las gestiones habituales en su actividad.

Las diferencias de procedimiento son grandes con respecto a documentación de carácter histórico o cultural. El principal problema se encuentra en que estos documentos, por su propia vigencia, pueden ser requeridos en cualquier momento y no tener una ubicación definida en función de la actividad que representen; también, en muchos casos, la información que contienen requiere de cláusulas de confidencialidad por tratar aspectos que pertenecen al secreto profesional o afectan al honor de las personas. Desaparecen, sin embargo, habituales trabas como el estado de conservación o la disparidad de soportes o formatos. Actualmente todas estas eventualidades se encuentran en un estado muy avanzado de estudio y ejecución, con un abanico amplio de soluciones que se adaptan a las necesidades de documentación e información.

Consejos para pensar en Digitalizar sus Documentos Personales y Corporativos

La digitalización de documentos supone una revolución en el manejo de la información. No sólo porque grandes cantidades de datos pueden ser almacenadas en dimensiones muy pequeñas, sino porque además se libera a los objetos de la dependencia de su existencia material.

Es decir, un cuadro, un informe, una fotografía o lo que sea, ya no necesitan que alguien se acerque a ellos para conocerlos, sino que por medio de una computadora están a disposición del mundo entero.

Incluso en el funcionamiento de miles de empresas en todo el mundo la digitalización de documentos está cambiando la gestión y organizando mejor el trabajo de cientos de miles de empleados.

Documentación importante y en muchos casos confidencial corre riesgo de ser perdida o robada al mantenerse en un formato físico.

En cambio, un documento digitalizado gana en seguridad y puede ser, incluso, protegido mediante una contraseña para que sólo puedan ingresar a él determinadas personas.

Asimismo, la digitalización supone la oportunidad de ahorrar espacio y tiempo en la manutención de sus archivos.

Como decíamos antes 300.000 imágenes caben en 30 CDs, y estos 30 CDs en una caja. Si comparamos, la cuenta es clara: digitalizar es la mejor opción.

Se ahorra espacio y horas de trabajo del personal, y se gana en seguridad y conservación de los datos.